🔜Geplante Mail (VP)

Planen Sie Onboarding-Mails, um Vorlagen zu einem gewünschten Datum und einer bestimmten Uhrzeit zu versenden

Die Startseite/Einstellungen

So finden Sie die Onboarding-Funktion in der Administrationsoberfläche:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Registerkarte "Kommunikation".

2. Klicken Sie auf "Mails", um das Dropdown-Menü zu erweitern.

3. Wählen Sie 'Geplante Mail'.

Geplante Mail

In der Übersicht können Sie die geplanten Mails sehen.

Verstehen der Startseite

Name	Name der Vorlage
Datum	Geplantes Datum und Uhrzeit, an dem die Mail versendet werden soll
Gesendet	Anzahl, wie oft die Mail gesendet wurde
Empfänger	Tags der Benutzer, an die die Mail gesendet wurde
Empfängerstatus	Senden der Mail an alle, angemeldete Benutzer oder noch nicht angemeldete Benutzer
Aktionen	Um die Mail individuell zu verwalten

Management-Tasten

Oberhalb der Kopfzeilen befinden sich zwei Schaltflächen, mit denen Sie neue geplante Mails hinzufügen und verwalten können. Auf der rechten Seite befindet sich "Neue geplante Mail" und "Einstellungen".

Neue geplante Mail

Um eine Mail zu planen:

1. Klicken Sie auf "Neue geplante Mail".

2. Wählen Sie eine Vorlage.

3. Bearbeiten Sie die Mail bei Bedarf und klicken Sie auf "Weiter".

4. Adressieren Sie an Benutzer mit einem Tag oder wählen Sie einen bestimmten Empfängerstatus. Klicken Sie auf "Weiter".

5. Bestätigen Sie die E-Mail und legen Sie eine geplante Uhrzeit und ein Datum fest.

6. Klicken Sie auf "Speichern", um die Mail zu planen.

Gesendete geplante Mails werden automatisch an neue Benutzer gesendet, die im Administrationsbereich hinzugefügt wurden.

Hinweis: Onboarding-Mails können nur gesendet werden, wenn ein Programmpunkt im Administrationsbereich erstellt wird.

Hinweis: Wenn eine Integration aktiv ist, z. B. mit Aanmelder.nl oder Eventbrite, erhalten Benutzer, die mit dem Verwaltungsbereich synchronisiert werden, auch automatisch alle gesendeten geplanten Mails.

Einstellungen

Es gibt eine Reihe von Einstellungen, die geändert werden können, um sie zu finden:

1. Öffnen Sie die Seite "Geplante Mail".

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke.

3. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf "Mail".
4. Passen Sie die Einstellungen entsprechend an.

5. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Mail-Timing

• Mindeststunden zwischen jeder E-Mail - legen Sie die Mindestanzahl von Stunden fest, die vergehen müssen, bevor eine weitere E-Mail gesendet werden kann.

• Aktivieren, um eine Bestätigungs-E-Mail nach der ersten Anmeldung zu senden - entscheiden Sie, ob Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, nachdem sie sich zum ersten Mal in der App angemeldet haben.

• Datum und Uhrzeit, nach der keine E-Mails mehr gesendet werden - legen Sie ein endgültiges Datum und eine Uhrzeit fest, nach der keine E-Mails mehr gesendet werden sollen.

Die Einstellung "Mindeststunden zwischen jeder E-Mail" ist derzeit auf allen Plattformen deaktiviert.

Mail-Einstellungen

Zusätzliche Einstellungen für Onboarding-Mails:

• Antwort von Adresse - die Adresse, an die die Antworten auf die E-Mail(s) gesendet werden sollen

• E-Mail-Kopfzeilenbild - Banner am oberen Rand der E-Mail (wenn die Aktionsschaltfläche nicht verwendet wird)

• Aktivieren, um das App-Symbol oben in der E-Mail anzuzeigen - zeigt die Organisation oben in der E-Mail an
• Aktivieren, um die Apple Store- und Play Store-Symbole in der E-Mail-Fußzeile anzuzeigen - zeigt standardmäßig die Schaltflächen an, die zum Herunterladen der App in den Store weiterleiten. Deaktivieren, wenn die App nicht verwendet wird.

Push-Nachrichten

So benachrichtigen Sie Offline-Benutzer:

• Eine E-Mail statt einer Push-Benachrichtigung senden - Benutzer, die sich noch nicht angemeldet haben, erhalten eine E-Mail statt einer Push-Benachrichtigung.

• Send an e-mail of a push message if user is offline on virtual event platform - Users who are currently offline from the virtual event platform will receive an email.

SMTP-Versand

Verwenden Sie einen eigenen SMTP-Server, um zu verhindern, dass E-Mails im Spam landen, als wenn sie vom Standardserver verschickt werden:

• Antwort von Adresse - die Adresse, an die die Antworten auf die Mail(s) gesendet werden sollen

• Benutzerdefinierten SMTP-Dienst verwenden - sollte "Ja, benutzerdefinierten SMTP-Server verwenden" lauten

• SMTP-Host - der Mail-Server. Wenden Sie sich an Ihre ICT-Abteilung, falls Sie weitere Informationen benötigen

• SMTP-Benutzername - die Adresse, von der die Mails gesendet werden sollen

• SMTP-Passwort - das Passwort der Adresse des SMTP-Benutzers

• SMTP Port - der Port des Hosts. Wenden Sie sich an Ihre ICT-Abteilung, wenn Sie weitere Informationen benötigen

• SMTP-Protokoll - das Sicherheitsprotokoll. Wenden Sie sich an Ihre ICT-Abteilung, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

• DKIM-Schlüssel - Methode zur E-Mail-Authentifizierung. Wenden Sie sich an Ihre IKT-Abteilung, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Es gibt Situationen, in denen die Mailserver nicht antworten; wegen einer Ratenbegrenzung oder einfach, weil sich die Anmeldeinformationen im Laufe der Zeit geändert haben. Wenn dies passiert:

1. Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über den Fehler informiert.

2. Das System wird auf den Standard-Mailserver zurückgreifen, um sicherzustellen, dass der E-Mail-Versand fortgesetzt werden kann.